如何做好时间管理?

如何做好时间管理?让时间发挥十倍价值的6大观念

今天要分享的主题是「如何让时间发挥十倍价值?」市场先生去年觉得自己时间常常很不够用…恩,超不够!因此在2017年初开始,我用了一年的时间,阅读各种时间管理书籍,以及尝试去实践。

目前到了2018过了一年,从工作到个人的规划我做了一些减法,成果还算不错,包含让时间逐渐够用、执行力提高、产出增加、品质提高、心情变得不再紧绷、放下一些事、充分授权、思考更高层次的问题等等。

影响我最大的包含以下6本书:

  • 1. 《最有生产力的一年》
  • 2. 《深度工作力》
  • 3. 《一周工作4小时》
  • 4. 《轻松驾驭意志力》
  • 5. 《吃掉那只青蛙》
  • 6. 《通往财富自由之路》 

以下是我统整一整年的阅读与执行心得,和你分享:

【时间管理最重要的6个观念】

如果你对时间管理的定义是错的,那时间一定永远不够用

很多人对时间管理的定义,就是如何利用零碎的时间、把一分一毫都不要浪费。

先说,这完全是错误观念。

用尽每一秒的时间,这种管理方式是工业时代的作法,与其说是管理自己的时间,不如说是拿来管理工厂作业员用的。

传统的管理学是诞生于工业时代之初,它有2种前提假设,一是对人的不信任,二是生产力和时间成正比,不存在知识经济的效益。因此管理方式都是以最大化压榨劳力为前提进行。

如果你用这种方式管理自己,那等于说明自己能产生的价值属于劳动力,和时间成正比,无法产生知识经济。

问题是,这方式在现在行不通,依靠非知识的生产力赢不过机器,也养不活自己。

第一个观念:正确定义时间效益的方法,应该是用「生产力」

在《最有生产力的一年》这本书谈到生产力的概念,这本书最有趣的地方在于,作者用自己一整年的时间亲身作实验,尝试各种时间管理方法,例如一天超时工作16小时、或一天只工作5小时,以及各种提高工作效率的方法。

最后他得到的结论是,人的生产力包含三个要素:

  • 生产力 = 时间 × 精力 × 专注力

传统管理学上认为,将 [时间×精力] 最大化就能得到生产力,但其实那只能得到劳动力,对知识工作者来说还需要的是[专注力]。许多事情都会让专注力分散,例如同步多工工作、工作优先顺位、长时间工作(超过5小时就算)、被分心的事情打扰中断等等。如果你损失一半的专注力,那用2倍的时间都不见得能补回生产力,反之专注力充足,很多事情都只要很短的时间就能完成。

这呼应到另一本书《轻松驾驭意志力》这本书的概念,这本书谈到人的『意志力』是一种有限的资源,用完就要去睡觉或冥想等让头脑放松的方法才能重新补回意志力。

在意志力坚强的时候,你能够去坚持完成该作的事,一旦意志力用完,你就会开始放纵,例如大吃甜食、大肆shopping等等。而这种意志力可以透过训练变强。

而专注力也是一种类似的概念,专注力影响时间的品质,而意志力影响时间或资源使用的选择,同样都会影响最后总体的生产结果。

《通往财富自由之路》之中也提到,有时间的人很多,却不是每个有时间的人都能有大量的生产力,原因并不是你时间有多少,而是你「专注的时间」有多少。甚至一个人财富自由的程度高低,并不是取决于金钱有多少,而是可自由支配「专注的时间」有多少。

第二个观念:事情做到95分赢家全拿,80分则是和0分差不多

知识经济时代有一个附带观念是,任何事情若只有做到80分,那跟60分或0分其实差不多。原因是当大众资讯能力增加、选择性增加时,只会选择最好的那一个,而其他不错到平庸的选择则是全部被忽略。

了解专注力与意志力的帮助是什么?

这两个观念代表你不应该同一时间帮自己安排太多事情,与其同时作10件事情都只有60分的效果,不如专心做一件事达到100分。注意,在知识经济时代有赢家全拿的特性、符合80/20法则。10件事情60分的生产力不是600分,很可能只有100分。1件事情100分的生产力也不是100分,很可能是100,000分。

知识工作者是一种很抽象的词,
举个常见的例子:普通的工程师写的程式码,可能花了10小时,写出来程式码很长,而且一堆Bug;而优秀工程师可能只要1~2小时,写出来程式码短而且没有Bug。

即使你有能力,但如何达到这种高效状态是个问题,在《深度工作力》这本书中提到一些对于无法深度工作的难题,以及让自己进入这种「专注状态」一些技巧,包含调整工作顺序、调整工作环境、减少工作时间、冥想、减少外部干扰等等。其实跟《最有生产力的一年》书中提到的方法都互相有呼应。

第三个观念:你不可能做完所有的事情

「你不可能做完所有的事情!」

今年在一本老书《吃掉那只青蛙》读到这个句子时,我深深觉得脸被打了一大巴掌,但突然所有事情都想通了。

过去之所以非常忙碌却又没太多产值,正是因为”误认为”自己每件事都能做好做满。但实际上根本不可能每件事都做到好,一定是抓大放小。问题是在自己以为抓大放小的同时,一来许多真正重要、高度产值的大事,也被默默地放掉了。二来即使真正重要的事情有做,但在抓大放小之下如果只做到80分,那跟0分其实没差多少。

「承认自己不可能做完所有事情」是最重要的一步

在《一周工作4小时》这本书中也有一句很棒:

「把不重要的事做得很好,不会让事情变重要。花很多时间才能做好,也不会让事情变重要。」

书中谈到很多「放弃的艺术」,例如不要接电话、不要开会、不要加班,也许你会说”不可能不开会?”。但一直保持原本的方法,事情绝对不会有任何改变。你会放弃掉许多事情,甚是放弃许多「看似不能不管」的事情。问题并不是你放弃掉什么,因为可以放弃得太多了,所以关键是下一个观念:到底你该选择什么?

第四个观念:你不是时间不够,而是顺序不对

在排除掉专注力、精力等因素之后,最重要的事情变成「哪件事情该先做」?这问题对于上班族来说问题并不大,因为当下该做什么通常很明确。这题对创业者比较难在于,当你事业越做越大、资源越来越多,手边的「选择」就越多。有超多事情可以做时,你要有一套评估的准则去做判断。这就牵涉到你对于商业的知识、市场的理解。

你的「专注力」应该优先放在哪件事情?

想到这里,其实问题已经被无限放大,在《通往财富自由之路》中我听到一个很好的答案,用3原则收敛一下问题:

  • 原则1. 拥有一个事物,最好的方法就是让自己配的上拥有它
  • 原则2. 如果你需要花费大量精神才能拥有一些事情,只说明你还不够资格拥有它
  • 原则3. 想让自己拥有更多,最重要的是「自己的成长」

换句话说,无论何时最优先的事情都是「自己的成长」。你无法拥有更多,只说明你早已经停止成长许久。

但正确选择顺序,只对于知道自己该做什么的人有用,万一你不知道自己现在该做什么,或是你认为现在还没找到时间运用的方向呢?

在这本书中,我认为还有一个非常重要的概念:你的时间值多少钱?

第五个观念:你的时间值多少钱?

当自己不知道该做些甚么时,如果你能让自己时间更值钱,显然就是个正确的方向。因为时间是最宝贵的资源,永远比金钱更有价值,一定有其他人愿意为了省下自己的时间,花钱向你购买时间。

因此你的时间一定有人愿意购买,差别在于花多少钱买?有些人会把时间用在没价值的地方,也就是不会有其他人愿意花钱向他购买时间。聪明的人则是会想到提高时间价值的方法:透过专业能力提升让自己的时间单价更高,或是透过平台或系统把同一份时间出售很多次,而最聪明的人,则是花钱向别人购买时间。

这个观念需要解释一下,否则很多人会很困惑:

比方说,花2000元请人打扫家里对许多人看似是一种高消费?

但真正懂得自己时间价值的人会这样计算:

  • 1. 自己省下4小时的时间,若你每小时产值是500元,那价值就是2000元
  • 2. 借用专业,打扫的成效比自己做还高
  • 3. 省下专注力、精力,让自己不必被分心
  • 4. 减少未来因为打扫而造成的夫妻不和吵架的浪费

以上这4点加总起来,经济价值绝对高于原本的2000元。因此这笔交易非常的划算!

时间的价值因人而异,如何运用值得一辈子学习,上面这个观念有点抽象,但想通了我认为对你帮助会很大。当正确的使用专注力,你的单位时间价值会指数性的上升。

第六个观念:你的时间是在做事,还是在思考?

《一周工作4小时》书中提到一句话,让我想了很久:「忙碌只是偷懒的一种形式 – 懒得思考和分辨自己的行动。」许多人90%的时间都是理所当然的去做事,几乎没在思考,职场上很多人不敢思考,因为那会让别人觉得你很闲,事实上,会觉得你很闲的那些人通常才是真正没在思考的一群人。

创业上则是常常会因为太多事情要忙,时常处于存活的边缘,因此会忽略掉思考的价值。

这件事在组织上也是很巨大的问题。你的团队是一个会思考的团队,还是一个只会执行的团队?这取决于上司如何对待下属,如果发现下属很少在思考,很大的原因是「缺乏授权」。一旦没有授权,人就没有任何动机去动脑子。下属没能力时你不敢授权,但不授权就没有会思考的下属,遇到这种鸡生蛋蛋生鸡的问题时,问题出在你认为「信任」的成本过高。事实上承担一点风险,不难打破这个循环,充分授权给你的下属,他们通常会自动变聪明两倍,把那些不动脑只会等待命令的人开除掉,你的效率可以再高两倍。而反过来说,也总有一些死脑筋的主管权力抓太紧不敢放,如果你认为自己有能力,却遇到不愿授权的上司,应该早点离职就好,否则自己不动脑,也不用谈论什么生产力了。永远保留30%以上时间在思考,而且随着你的成长,比例必须不断的增加。

快速总结:增加自己「专注的时间」

市场先生认为今年最大的启发就是如何获得「专注的时间」
每天早上起床应该都把自己的专注时间,
最大幅度的用在自己的成长上
你必须要抉择、要放弃,排除各种事情对于专注力的干扰,

这比选股票还要困难多了,对吧?

原文作者:Mr.Market

希望对你有所帮助