要想按时、正确地完成工作，就必须有较高的效率。那么，如何知道哪些任务是必需的，哪些可以等待呢？
答案就在艾森豪威尔矩阵之中。
《黑客帝国》就以德怀特·戴维·艾森豪威尔的名字命名的。
艾森豪威尔是美国陆军将军，1953年至1961年是美国第34任总统。作为一名五星上将和美国军队的最高指挥官，他起草了盟军入侵欧洲的战略。
艾森豪威尔每次都必须做出艰难的决定，从他每天都需要集中精力完成的众多任务中选出最重要的一项。因此，他提出了著名的艾森豪威尔矩阵，或者说优先级矩阵。
什么是艾森豪威尔矩阵？
艾森豪威尔矩阵是一种根据紧急程度对任务进行评级的技巧。它可以帮助你了解你应该避开的关键活动和任务。
艾森豪威尔有句关于这个矩阵的名言：
“大多数紧急的任务都不重要，而大多数重要的任务都不紧急。”
这句话成为了艾森豪威尔管理时间的座右铭。
现在让我们来看看这个矩阵。它有四个象限，包括你需要在每个时间点完成的任务。
象限有：
- 需要去做的
- 需要规划的
- 需要委托的
- 需要消除的
需要去做的
这是优先级矩阵的第一象限，它合并了那些重要的活动。也就是说，这是那些你需要紧急执行的任务——危机，截止日期，以及那些需要你紧急关注并且与你的人生使命高度相关的问题。
那么你怎么知道哪些任务属于这个象限呢？
很简单!
首先分析你的优先事项，然后确定它是否符合“现在就做”的标准。如果任务可以在一天内完成，或者在24 - 48小时内完成，那就是紧急任务。
在这类任务中，你可以采用的另一种方法是采用马克·吐温的“吃青蛙”原则。这个原则建议你一醒来就做最紧急的事情。
举个例子。
假设你需要起草一个营销计划并向你的经理提交一份报告。今天是星期六，提交的最后期限是星期一。我们可以说这个活动是紧急的吗？当然！
需要规划的
这是优先级矩阵的第二象限。艾森豪威尔矩阵将这类任务划分为重要但不紧急的任务。
它们是长期的目标和任务，没有直接的截止日期。这些任务可以包括冥想、写日记、学习、家庭时间和锻炼等等。
你可以在这个象限中计划其他时间的活动。例如，你应该为了健康而运动，但你可以分配时间去做。
安排这些活动时，不要把它们转移到“重要”或“紧急”的象限里。确保你有足够的时间，并投入时间去实施它们。
需要委托的
优先级矩阵的第三象限是委托。
这些任务对你来说并不重要，但对其他人来说却非常紧迫。这就是团队合作发挥作用的地方。
本质上讲，你可以在这个类别中去做这些任务，但将它们委托出去可能会有意义。委派任务将确保你有更多的时间在前两个象限进行活动。
你还应该监控你委派的任务。你可以使用电子邮件、微信或电话来获得反馈。如果你没有委派任务的跟踪系统，那么你可能就会浪费大量的时间。
需要消除的
最后一个象限强调了你的生产力杀手。这些任务对你的目标并不重要。而提高工作效率的唯一方法就是消除它们。
例如经常看手机、看电影或玩电子游戏。
它们也可能是坏习惯，您需要识别这些日常习惯并将其从每日和每周计划中删除。
成功的人已经学会了如何分清轻重缓急，坚持做重要的事情。他们已经学会了找一个更好的人来完成一项任务，或者消除一些不那么重要的任务。
让我们来考虑两个已经设计了他们优先级系统的成功人士。
沃伦·巴菲特(Warren Buffet)开发了一个双表优先排序模型，以确定哪个任务最值得他关注。重点是他绕过那些重要和有用但不是最重要的事情。
马克·福特，商业顾问，市场营销人员，白手起家的百万富翁，作家，也制定了他的策略：
“先做最重要的优先事项，休息一下，再做第二重要的任务，休息一下，然后在下午之前整理出不那么重要的活动和从其他人那里收到的任务。”
马克的策略听起来合理而简单，但有些人也像马克和沃伦一样，设计出了他们的优先策略。
也很简单!
分清主次，集中精力，不断重复。
当每个任务都是NO.1的时候，如何使用优先级矩阵
如果你是新手，使用优先级矩阵可能会很棘手，但是通过以下几个简单的步骤，你就可以学会以最好的方式利用它。
1.列出并排列你的优先级
把你一天要完成的任务都标记出来。不要在意顺序和数量。
然后，根据紧急程度和重要性对它们进行分类。
确定需要迅速采取行动的活动。我指的是某一项任务，如果你当天没有完成，它可能会产生严重的后果。例如，如果你不提交营销计划，那么其他岗位的人员就无法工作。这意味着你需要检查高优先级任务之间的依赖关系。
2.评估价值
下一步是检查重要性，并评估其中哪些对你的业务或组织影响最大。凭经验，你应该可以检查出哪些任务比其他任务拥有更高的优先级。例如，在你部署任何工作之前，你都需要先考虑客户的要求。
你还可以通过检查任务如何影响组织中的人员和客户来评估价值。简而言之，任务对人或组织的影响越大，优先级就越高。
3.拿出最具挑战性的任务
拖延不是懒惰的症状，但逃避是。事实上，你通常会避免做你不想做的事情。高盛(Goldman Sachs)前首席执行官劳埃德•贝兰克梵(Lloyd Blankfein)曾表示，他将在上任后首先会完成那些最可怕的任务。
你也应该一样！
首先把你害怕的任务都拿出来！博恩·崔西称这些任务为“你需要吃的青蛙”。它会消除挥之不去的恐惧感，而当你推迟必要的任务时，这种恐惧感只会给你带来压力。
4.知道什么对你来说是重要的
只要你在这个宇宙中，你总是会遇到不同的选择，这些选择也可能与你的目标相矛盾。例如，一个需要频繁出差的岗位可能会让你远离重要的人际关系。如果你没有优先意识，你可以接受它，即使你的家庭是你的优先事项。
因此，确定什么对你来说是重要的是有意义的，并让自己做好准备，不要为了眼前的快乐或收获而在这些重要的事情上妥协。
Yogi Berra这样描述它：
“如果你不知道你的目的地，你可能就会在其他地方结束旅程。”
5.建立有规律的“不工作”时间
YouTube首席执行官苏珊·沃西基(Susan Wojcicki)制定了一条规定，在晚上6-9点之间不再查看电子邮件。根据CNN商业报道，在谷歌刚刚起步时，她是第一个申请产假的女性。尽管她是YouTube的首席执行官，但她还是把与家人共进晚餐的时间放在首位。
有没有可能把工作之外的时间用来处理人际关系和兴趣爱好？
当然可以！
这就是为什么你需要设定自己“不工作”时间的原因。这种方法将使你为下一个任务重新充满活力。同时，你也会处在一个最好的位置来反省自己，因为你不是在你平常的工作区域。
6.知道何时停止
有时候你可以完成清单上的所有事情。如果你已经确定了工作量的优先级并评估了结果，那么从你的优先级列表中删除剩下的任务，把注意力集中在你最紧急和重要的任务上即可。
结论
在工作中取得成功是不够的。确保为你的家庭和生活中重要的关系腾出时间。
开始和寻找时间可能是很棘手的，但通过使用优先级矩阵的一些练习，你发现你会更有效率，更能在对你重要的事情之间分配你的时间。
